Word anonimiseren: DOCX-bestanden

Word anonimiseren betekent hier: een brief, een contract of een personeelsdossier opschonen voordat je het deelt. Deze tool leest DOCX-bestanden in je browser, haalt de namen, nummers en adressen eruit die je hebt aangevinkt, en schrijft een nieuw bestand dat je downloadt. Het document wordt niet verstuurd: er is geen server die het ontvangt, en de beveiligingsregel van deze site staat verbindingen naar andere servers niet toe.

Word anonimiseren zonder upload

Voor een PDF geldt de belofte dat het document je apparaat niet verlaat. Voor een Word-bestand geldt precies dezelfde belofte, om dezelfde reden: het bestand wordt in je browser gelezen, verwerkt en geschreven. De enige uitzondering is wat je zelf typt in het contactformulier; dat vertrekt pas als je op de knop drukt.

Welke bestanden de tool wel en niet leest

De tool leest DOCX. Oudere Word-bestanden met de extensie doc, en bestanden met de extensies docm en dotm, weigert hij met een melding. Dat is geen ongemak maar een keuze. Van een bestand dat macro's kan bevatten kan de tool niet narekenen wat er precies in staat, en een half gelezen document levert een uitvoer op die je niet kunt controleren. Sla zo'n document eerst op als DOCX.

Wat er in een Word-bestand verborgen zit

Een Word-bestand lijkt één document, maar het kan tekst bevatten die je niet ziet: wijzigingen die nog niet zijn vastgezet, opmerkingen met de naam van de schrijver erbij, verborgen tekst, gegevens van andere programma's die als bijlage in het bestand zitten, en een miniatuur van de eerste pagina. Als die delen blijven staan, staat de oorspronkelijke tekst nog steeds in het bestand, ook al zie je hem niet meer. Deze tool verwijdert ze daarom, en telt ze voor je na: op de eerste stap zie je wat er uit het bestand is gehaald.

Wijzigingen bijhouden worden vastgezet

Staat er in het document nog een wijziging die niet is geaccepteerd, dan zet de tool die vast: wat is toegevoegd blijft staan, wat is verwijderd verdwijnt ook echt. Dat gebeurt altijd, er is geen schakelaar voor. De andere keuze zou betekenen dat het bestand met de oorspronkelijke tekst erin weggaat, en dat is precies wat deze tool moet voorkomen. De verwijderde tekst wordt wel gemarkeerd voordat je exporteert, zodat je kunt zien wat er gaat verdwijnen. Heb je de geschiedenis zelf nodig, zet de wijzigingen dan eerst vast in Word en verwerk daarna het resultaat.

Opmerkingen worden verwijderd

Opmerkingen bij een document verdwijnen in hun geheel, inclusief de naam en de datum van wie ze schreef. Ze worden dus niet afgeschermd maar weggehaald. Dat is een keuze: een opmerking is vrije tekst van een mens, staat in het beste geval half in de kantlijn, en de naam van de schrijver is zelf een persoonsgegeven. De Document Inspector van Word en de opschoonfunctie van Acrobat behandelen opmerkingen op dezelfde manier.

Afbeeldingen verwijder je zelf

Je ziet de afbeeldingen in het bestand als lijst in de stap Controleren: per afbeelding een voorbeeld, de naam van het onderdeel en de grootte. Laat je de slimme AI-scan lopen, dan controleert de tool de afbeeldingen uit die lijst op een gezicht en vinkt ze aan als er een gezicht op staat. Vink aan wat weg moet. De afbeelding verdwijnt dan in zijn geheel uit het bestand: de plek waar hij stond, de verwijzing ernaar en de afbeeldingsgegevens zelf. Staat een afbeelding niet in de lijst, dan kan de tool hem niet verwijderen.

De gezichtscontrole herkent niets van de persoon, alleen dat er een gezicht in beeld is, en het is een hulpmiddel, geen garantie: een klein of onscherp gezicht kan worden gemist. Loop de afbeeldingen daarom zelf ook na.

Wat je zelf blijft controleren

De tool vindt wat hij herkent, en dat is niet hetzelfde als alles wat gevoelig is. Een tabel die als plaatje in het document zit, of een persoonsgegeven in een vorm die de tool niet kent, blijft staan. Tekst in een afbeelding wordt niet gelezen, dus zo'n foto kun je alleen in zijn geheel verwijderen en niet gedeeltelijk. Loop de markeringen na, vergelijk ze met het voorbeeld, en kijk naar de lijst met wat er uit het bestand is gehaald. Een opgeschoonde brief is geen garantie dat er niets meer in staat.

Wat de tool niet doet

Er gaat geen tekstherkenning over een Word-document: tekst op een foto of in een scan wordt niet gelezen, dus zo'n afbeelding kun je alleen in zijn geheel verwijderen. De slimme AI-scan kan wel namen en organisaties in de tekst zelf herkennen, en de afbeeldingen uit de lijst op een gezicht controleren. Oude Word-bestanden, sjablonen zonder inhoud en bestanden met macro's worden niet gelezen. En een zwart blok over de tekst lakken kan niet, want een Word-bestand heeft geen pagina om dat op te tekenen: tekst wordt vervangen, verwijderd, of blijft staan.

Staat hetzelfde gegeven in een Excel-werkboek of een CSV-bestand in plaats van in een Word-document? Dan werkt de tabeltool met dezelfde belofte, maar per kolom in plaats van per markering. En voor een PDF gebruikt de PDF-tool dezelfde vier stappen.

Veelgestelde vragen

Controleert de tool of er gezichten op foto's staan?

Ja, als je de slimme AI-scan laat lopen. De tool bekijkt dan de afbeeldingen die hij al in het document heeft gevonden en gaat per afbeelding na of er een gezicht op staat. In een Word-bestand wordt zo'n afbeelding aangevinkt; in een PDF komt er een extra markering bij met de naam "Afbeelding met een gezicht", zodat er een zwart blok overheen gaat. De controle draait op je eigen apparaat en herkent verder niets van de persoon: alleen dat er een gezicht in beeld is. Het is een hulpmiddel, geen garantie. Een gezicht dat klein, scheef of onscherp in beeld staat kan worden gemist; je kunt een afbeelding altijd zelf aanvinken.

Probeer het met je eigen bestand

Open de tool

Je bestand blijft op je eigen apparaat. Er wordt niets verstuurd en niets opgeslagen.