Een BSN verwijderen uit een PDF

Het burgerservicenummer is het meest gevraagde en het minst opvallende persoonsgegeven in een document. Het staat zelden waar je het verwacht: niet in de kop, maar in een voetnoot, in een bijlage, of in een zin als "nummer 1234.56.789 is bekend bij de afdeling".

Waarom de elfproef het verschil maakt

Een BSN bestaat uit negen cijfers. Zoeken naar negen cijfers levert in een gemiddeld dossier tientallen vondsten op: bedragen, klantnummers, telefoonnummers zonder streepjes, jaartallen met een volgnummer erachter. Wie die allemaal moet beoordelen, gaat op den duur alles aanklikken — en dat is precies wanneer er één gemist wordt.

Daarom gebruikt deze tool de elfproef. Die rekent de negen cijfers na met een vaste weging, en alleen een uitkomst die daarop uitkomt wordt als BSN gemeld. Een willekeurig getal van negen cijfers haalt die controle niet. Het gevolg is dat de lijst met vondsten kort en bruikbaar blijft, en dat je de paar regels die overblijven echt kunt beoordelen.

Eén ding om te weten: een nummer dat de elfproef niet doorstaat wordt niet gemeld, ook niet als er "BSN" voor staat. Dat is een bewuste keuze. In testmateriaal en in voorbeelden staat vaak een verzonnen nummer dat de controle niet haalt; zo'n nummer wordt dus overgeslagen. Controleer bij twijfel of het nummer in het document een echt nummer is, of markeer het zelf. Dat is precies waarom de tool ook handmatig markeren toestaat naast de automatische analyse.

Waar je moet kijken

Het BSN duikt in een document meestal op een van deze plekken op. Het is de moeite waard om ze na de automatische analyse zelf even langs te lopen.

In een persoonsblok of kop boven een brief, vaak met geboortedatum ernaast.
In een bijlage met een overzicht, zoals een loonstrook of een uitkeringsspecificatie.
In de tekst van een besluit, waar naar een nummer wordt verwezen zonder het te benoemen.
In de voettekst van een uitdraai uit een systeem.
In een ingesloten bijlage, die je in de meeste lezers apart moet openen.

Die laatste is de gemeenste. Een PDF kan een andere PDF bevatten, en de buitenste pagina ziet er dan volledig schoon uit. Deze tool verwijdert ingesloten bestanden uit het resultaat, want een bijlage die je niet ziet, kun je ook niet controleren.

Wat er gebeurt als je het BSN weghaalt

In de HR-modus staat het BSN op lakken: de cijfers worden uit het bestand verwijderd en er komt een ondoorzichtig blok voor in de plaats. Er wordt geen volgnummer van gemaakt, want een volgnummer op een BSN voegt niets toe aan de leesbaarheid van een dossier.

Belangrijker dan wat er zichtbaar gebeurt, is wat er in het bestand gebeurt. De tekens worden verwijderd, niet bedekt. Als je na het exporteren de regel selecteert waar het nummer stond, komt er niets mee. En omdat de metadata bij elke export worden opgeschoond, verdwijnt ook de sporenlijst die een PDF normaal bij zich draagt: wie het bestand heeft gemaakt, wanneer, en met welk programma.

Een organisatiebrede controle

Speel je dit vaker? De combinatie die in de praktijk het beste werkt is een vaste werkwijze: eerst de HR-modus openen, dan de lijst met vondsten van boven naar beneden doorlopen en alles afvinken wat geen persoonsgegeven is, en ten slotte het exportrapport meesturen naar de collega die het dossier beoordeelt. In dat rapport staan de aantallen en de toegepaste regels, niet de gevonden waarden. Zo weet de ontvanger wat er gedaan is, zonder dat het BSN in de begeleidende mail opduikt.

Veelgestelde vragen

Welke gegevens kan de tool herkennen?

De catalogus bevat 20 categorieën: BSN (burgerservicenummer), Patiënt- of cliëntnummer, IBAN / rekeningnummer, BTW-identificatienummer, E-mailadres, Webadres, Geboortedatum, Telefoonnummer, KVK-nummer, Verzekeringsnummer, Adres en postcode, Kenteken, Bedrag, Bedrijfs- of instellingsnaam, Zaak- en dossiernummer, Woo-grond (art. 5.1 lid 2), Nationaliteit, Titels en functies, Persoonsnaam, Plaatsnaam. Je kunt per categorie aan- of uitzetten welke meedoen, en per categorie kiezen wat er met een vondst gebeurt: lakken, verwijderen, maskeren, een volgnummer, een Woo-grond of een voorbeeldtekst.

Is de redactie echt definitief, of staat er alleen een zwart blok overheen?

De tekst wordt uit het bestand verwijderd, niet bedekt. Bij het exporteren haalt de tool de tekens die binnen een markering vallen uit de tekst van de pagina en zet er daarna een ondoorzichtig blok neer op de plek waar ze stonden. Een gewone zwarte rechthoek bovenop de tekst is iets anders: de letters blijven dan in het bestand staan en zijn met kopiëren of met een andere lezer zo weer zichtbaar.

Wordt metadata uit het bestand verwijderd?

Ja, bij elke export, zonder dat je daar iets voor hoeft in te stellen. Verwijderd worden alle gegevens die het bestand over zichzelf bijhoudt: de maker, de titel, het onderwerp, de trefwoorden, de datums, de XMP-verpakking, verborgen lagen, het interne bestandsnummer en de opbouw voor voorleesprogramma's. Wat overblijft is een vaste producentnaam die het PDF-programma zelf schrijft; daar staat geen documentinhoud in.

Zoek het BSN in je document — Alles wat in een personeelsdossier staat: BSN, geboortedatum, naam, functie, adres, plaats, telefoon, e-mail, IBAN, bedrag en werkgever. Persoonsgegevens worden vervangen door volgcodes, zodat het dossier leesbaar blijft.

Open de tool

Je bestand blijft op je eigen apparaat. Er wordt niets verstuurd en niets opgeslagen.