Personeelsdossiers anonimiseren
Een personeelsdossier delen zonder de persoon erin te delen: dat is precies het werk waarvoor de HR-modus is gemaakt. Het profiel zet twaalf categorieën klaar die in een dossier voorkomen en vervangt persoonsgegevens door volgcodes, zodat het document leesbaar blijft voor wie het moet beoordelen.
Wat de HR-modus aanzet
De modus staat op BSN, geboortedatum, naam, functie en titel, adres en postcode, plaatsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, IBAN, bedrag, werkgever en KVK-nummer. Dat is de set die in een arbeidsovereenkomst, een beoordelingsverslag of een cv vrijwel altijd terugkomt.
De standaardregel is een volgnummer per categorie. Een naam wordt dan P1, een tweede naam P2, een IBAN IBAN1. Daardoor blijft een doorlopend verhaal leesbaar: je ziet dat dezelfde persoon op twee plekken voorkomt zonder te weten wie het is. Voor het BSN kiest de modus lakken, omdat een volgnummer daar geen functie heeft.
Een BSN wordt alleen herkend als het de elfproef doorstaat. Dat is strenger dan zoeken naar negen cijfers: een willekeurig getal van negen cijfers wordt niet gemeld, omdat het vrijwel nooit een echt BSN is. Dat houdt de ruis laag, en het betekent ook dat je op een bewust ongeldig proefnummer niets te zien krijgt.
Wat er niet meegaat
Naast de vervangingen wordt bij het exporteren ook de verpakking van het bestand opgeschoond: de metadata, de auteur, de datums, het interne bestandsnummer en verborgen lagen verdwijnen. Een cv dat als PDF is geëxporteerd draagt vaak nog de naam van de auteur en het programma waarmee het is gemaakt; dat zegt iets over de persoon zonder dat de tekst het zegt.
De HR-modus is één van de 4 profielen. Je kunt hem ook direct openen: Open de HR-modus. Wat je precies aan- en uitzet blijft zichtbaar in stap 2 en 3, dus je kunt per dossier afwijken.
Werken met een cv of een brief
- Open het document. De tool leest de tekstlaag en meldt meteen of er tekst te vinden is.
- Beoordeel de vondsten per categorie. Bij een cv staat er vaak meer in dan je verwacht: een geboortedatum in de kop, een nationaliteit onderin, een LinkedIn-adres in de voettekst.
- Kies bij een categorie desnoods een andere regel. Maskeren houdt de vorm van het origineel, verwijderen laat een gat, en een volgnummer houdt de samenhang.
- Exporteer. Het originele bestand verandert niet.
Twijfel je of je iets weg moet halen? Een functietitel of een nationaliteit is per definitie een twijfelgeval; daarom staan die op het niveau "mogelijk". Je ziet ze alleen als je bij de analyse kiest voor alle zekerheidsniveaus, en ze komen nooit automatisch in het exportbestand terecht als je ze niet aanvinkt.
Als het cv geen tekstlaag heeft
Een cv dat als scan of als foto is aangeleverd bevat geen selecteerbare tekst. Daar kun je tekstherkenning voor starten; die werkt met het Nederlandse taalpakket en draait net als de rest in je browser. Herkende woorden gaan daarna door dezelfde controle als een gewone tekstlaag. Wat je moet weten: een pagina die als scan is aangeleverd wordt bij het exporteren opnieuw opgebouwd als afbeelding, waardoor de tekst daar niet meer selecteerbaar is. Voor een cv dat je alleen hoeft te beoordelen is dat meestal geen bezwaar.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens kan de tool herkennen?
De catalogus bevat 20 categorieën: BSN (burgerservicenummer), Patiënt- of cliëntnummer, IBAN / rekeningnummer, BTW-identificatienummer, E-mailadres, Webadres, Geboortedatum, Telefoonnummer, KVK-nummer, Verzekeringsnummer, Adres en postcode, Kenteken, Bedrag, Bedrijfs- of instellingsnaam, Zaak- en dossiernummer, Woo-grond (art. 5.1 lid 2), Nationaliteit, Titels en functies, Persoonsnaam, Plaatsnaam. Je kunt per categorie aan- of uitzetten welke meedoen, en per categorie kiezen wat er met een vondst gebeurt: lakken, verwijderen, maskeren, een volgnummer, een Woo-grond of een voorbeeldtekst.
Blijft de opmaak van mijn document intact?
Ja, voor tekst. Het verwijderen van tekens gebeurt met de eigen breedtes van het lettertype, zodat de regels en de uitlijning op hun plek blijven. Kies je voor maskeren, dan houdt de vervangende tekst de vorm van het origineel. Pagina's die opnieuw als afbeelding zijn opgebouwd zien er hetzelfde uit, maar de tekst daar is daarna niet meer selecteerbaar.
Wordt mijn PDF geüpload?
Nee. Er is geen server die je bestand ontvangt. De tool opent je PDF in de browser, leest de tekstlaag uit en past de redactie lokaal toe. Er gaan geen bestanden, tekstfragmenten of zoektermen over het netwerk; de enige downloads zijn de programma-onderdelen van deze site zelf. Het enige dat ooit van jou naar buiten gaat, is wat je zelf in het contactformulier typt.
Open de HR-modus — Alles wat in een personeelsdossier staat: BSN, geboortedatum, naam, functie, adres, plaats, telefoon, e-mail, IBAN, bedrag en werkgever. Persoonsgegevens worden vervangen door volgcodes, zodat het dossier leesbaar blijft.
Open de toolJe bestand blijft op je eigen apparaat. Er wordt niets verstuurd en niets opgeslagen.
Verder lezen
- Een BSN verwijderen uit een PDFHet BSN staat vaak op plekken waar je het niet verwacht. Hoe de elfproef werkt, waarom die strenger is dan zoeken naar negen cijfers, en waar je moet kijken.
- Veelgestelde vragenWordt mijn PDF geüpload? Hoe werkt de analyse? Wat gebeurt er met metadata? De antwoorden op de vragen die het vaakst gesteld worden.
- Juridische dossiers anonimiserenRedigeer een processtuk of dossier lokaal in je browser. Zaaknummers, namen en IBAN's worden vervangen door volgcodes zoals P1 en ZAAK1.