Zorgdossiers anonimiseren
Een zorgdossier bevat de gegevens waarvan de wet zegt dat ze het meest beschermd zijn. Voor het delen van zo'n dossier met een onderzoeker, een verzekeraar of een tweede behandelaar is de Zorg-modus bedoeld: die vervangt de identificerende gegevens door volgcodes, zodat de medische inhoud intact blijft en de persoon niet herleidbaar is.
Wat de Zorg-modus aanzet
De modus staat op BSN, geboortedatum, patiënt- of cliëntnummer, persoonsnamen, verzekeringsnummer en adres. De standaardregel is een volgnummer per categorie: BSN1, PATIËNT1, P1.
Patiënt- en cliëntnummers worden alleen herkend als er een label bij staat, zoals "patiëntnummer" of "cliëntnr". Dat is geen beperking die weggelaten had kunnen worden: de vorm van zo'n nummer verschilt per instelling, dus een los nummer heeft geen herkenbare opbouw. Een nummer zonder label moet je zelf aanwijzen.
Eén ding dat je vooraf moet weten
In een zorgdossier staat de behandelaar vaak in dezelfde regel als de patiënt. De tool kent één categorie voor persoonsnamen, dus zowel de patiënt als de arts krijgt een code uit dezelfde reeks: P1, P2, enzovoort. Er is geen aparte code voor de arts. Als je die twee uit elkaar moet kunnen houden, vink dan bij het controleren de juiste naam af, of noteer zelf in de begeleidende tekst wie wat is. Dit staat bewust vermeld: een aanname hierover achteraf ontdekken is vervelender dan hem vooraf weten.
De WGBO en het delen van een dossier
De WGBO regelt de omgang met het medisch dossier en de geheimhoudingsplicht van de hulpverlener. Voor het verstrekken van gegevens aan derden geldt dat dit alleen mag met toestemming van de patiënt of op een van de wettelijke gronden. Wat deze tool doet, is het technische deel: zorgen dat het bestand dat je verstuurt de persoon niet meer bevat. Wat deze tool niet doet, is beoordelen of je die gegevens mocht verstrekken. Die afweging blijft bij jou en je organisatie.
Dat onderscheid is niet bedoeld als voorzichtigheid. Een tool die op een knop "AVG-proof" belooft, geeft een gevoel van zekerheid dat hij niet kan onderbouwen. Wat deze tool wél kan onderbouwen, staat hier: er gaat geen bestand naar een server, de getroffen tekst wordt uit het bestand verwijderd, en de gegevens over het bestand zelf, het interne bestandsnummer en verborgen lagen verdwijnen bij elke export.
Werken met een uitdraai uit het dossier
- Open het bestand in de tool. De verwerking gebeurt op je eigen apparaat.
- Controleer de vondsten. In een uitdraai staan vaak ook data en bedragen die je misschien wilt bewaren; die horen niet automatisch bij de zorgset.
- Kies per categorie de behandelwijze: een volgnummer houdt het dossier leesbaar, lakken maakt het onleesbaar op de plek van de vondst.
- Exporteer en deel het nieuwe bestand.
De Zorg-modus is één van de 4 profielen. Je kunt hem ook direct openen: Open de Zorg-modus, zodat een collega of een afdeling met dezelfde instellingen begint. Wat er precies aan staat, zie je in stap 2 en kun je per dossier aanpassen.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens kan de tool herkennen?
De catalogus bevat 20 categorieën: BSN (burgerservicenummer), Patiënt- of cliëntnummer, IBAN / rekeningnummer, BTW-identificatienummer, E-mailadres, Webadres, Geboortedatum, Telefoonnummer, KVK-nummer, Verzekeringsnummer, Adres en postcode, Kenteken, Bedrag, Bedrijfs- of instellingsnaam, Zaak- en dossiernummer, Woo-grond (art. 5.1 lid 2), Nationaliteit, Titels en functies, Persoonsnaam, Plaatsnaam. Je kunt per categorie aan- of uitzetten welke meedoen, en per categorie kiezen wat er met een vondst gebeurt: lakken, verwijderen, maskeren, een volgnummer, een Woo-grond of een voorbeeldtekst.
Is de redactie echt definitief, of staat er alleen een zwart blok overheen?
De tekst wordt uit het bestand verwijderd, niet bedekt. Bij het exporteren haalt de tool de tekens die binnen een markering vallen uit de tekst van de pagina en zet er daarna een ondoorzichtig blok neer op de plek waar ze stonden. Een gewone zwarte rechthoek bovenop de tekst is iets anders: de letters blijven dan in het bestand staan en zijn met kopiëren of met een andere lezer zo weer zichtbaar.
Vervangt deze tool de beoordeling door een jurist of privacy-officer?
Nee. De tool helpt je zorgvuldig redigeren en laat zien wat hij herkent, maar de vraag wat er in een specifiek dossier wel en niet openbaar mag worden, blijft een beoordeling van jou en je organisatie. Wat de tool vindt is een voorstel, geen besluit: je vinkt zelf af wat weg moet.
Open de Zorg-modus — Voor zorgdossiers onder de WGBO: BSN, geboortedatum, patiënt- of cliëntnummer, namen, verzekeringsnummer en adres. Waarden worden vervangen door volgcodes (BSN1, PATIËNT1), zodat het dossier leesbaar blijft.
Open de toolJe bestand blijft op je eigen apparaat. Er wordt niets verstuurd en niets opgeslagen.
Verder lezen
- Veelgestelde vragenWordt mijn PDF geüpload? Hoe werkt de analyse? Wat gebeurt er met metadata? De antwoorden op de vragen die het vaakst gesteld worden.
- Personeelsdossiers anonimiserenAnonimiseer een personeelsdossier of cv in je browser. Persoonsgegevens worden vervangen door volgcodes, zodat het dossier leesbaar blijft.
- Metadata uit een PDF verwijderenWelke verborgen gegevens een PDF bij zich draagt, waarom dat een risico is bij het delen van een document, en wat er bij het exporteren verdwijnt.