Juridische dossiers anonimiseren

Een processtuk delen met een wederpartij, een cliënt of een toezichthouder vraagt meestal om hetzelfde: de gang van zaken moet leesbaar blijven, de persoon erachter niet. De Juridisch-modus vervangt daarom namen en nummers door volgcodes in plaats van ze weg te lakken.

Wat de Juridisch-modus aanzet

De modus staat op vijf categorieën: persoonsnamen, bedrijfs- en instellingsnamen, zaak- en dossiernummers, adressen en postcode, en IBAN's. Dat is de kern van wat een dossier herleidbaar maakt naar een persoon of een partij.

De standaardregel is een volgnummer per categorie. Een persoonsnaam wordt P1, een tweede P2. Een zaaknummer wordt ZAAK1, een tweede ZAAK2. Daardoor blijft het verband zichtbaar: je kunt een betoog volgen waarin "P1 stelt dat ZAAK1" staat, zonder dat je weet over wie of wat het gaat.

Zaaknummers worden alleen herkend als er een label bij staat of als het nummer een bekende vorm heeft, zoals de opbouw van een parketnummer of een zaaknummer met een letter en een streepje. Een los getal van acht cijfers wordt niet als zaaknummer gezien: dat is te gewoon om betrouwbaar te zijn, en iets missen is daar het kleinere kwaad dan iets verkeerd aanwijzen.

Wat je zelf moet blijven doen

Automatische herkenning is een voorstel, geen beslissing. In een juridisch stuk zitten gegevens die de tool niet kent of niet hoort te raden: de naam van een specifieke functionaris in de procesinleiding, een verwijzing naar een eerdere uitspraak, een bijzondere omstandigheid die alleen in deze zaak te herleiden is. Die markeer je zelf, met de muis of met een rechthoek.

De Juridisch-modus is één van de 4 profielen en hij is bewust smal. Reken dus niet op bedragen, geboortedata of nationaliteiten: die staan hier uit. Wil je ze wel meenemen, dan open je ze in stap 2 handmatig of gebruik je een ander profiel. Dit is ook precies de reden dat de tool per categorie laat zien wat hij gevonden heeft in plaats van alles in één keer weg te halen.

Waarom lakken hier niet de standaard is

Een gelakt stuk is onleesbaar op de plek waar het blok staat. In een Woo-besluit is dat passend, want de lezer hoeft de inhoud niet te kennen. In een juridisch dossier ligt dat anders: de wederpartij moet het betoog kunnen volgen. Een volgcode doet dan precies wat nodig is — hij maakt de tekst onherleidbaar zonder hem stuk te maken.

Belangrijker nog dan de vraag wát je weglaat, is hoe je het weglaat. Een zwarte rechthoek over een regel is geen redactie: de letters staan nog in het bestand en zijn met kopiëren zo weer zichtbaar. Deze tool verwijdert de tekens uit het bestand en zet er daarna een blok overheen. Waarom dat verschil in de praktijk uitmaakt, staat in waarom zwarte balken in een PDF onveilig zijn.

De stappen

Open het stuk. De analyse loopt automatisch en meldt per pagina wat er gevonden is.
Beoordeel de vondsten. Bij een processtuk zitten er vaak vondsten tussen die je juist wél wilt laten staan, bijvoorbeeld de naam van een rechtbank.
Kies per categorie de behandelwijze en vink af wat mag blijven.
Exporteer. De opmaak en de regelafbreking blijven gelijk, dus het stuk blijft citeerbaar.

Bij het exporteren worden ook de gegevens over het bestand zelf, het interne bestandsnummer en verborgen lagen verwijderd. Het originele bestand blijft ongewijzigd; je houdt het nieuwe bestand en het oude naast elkaar.

Veelgestelde vragen

Blijft de opmaak van mijn document intact?

Ja, voor tekst. Het verwijderen van tekens gebeurt met de eigen breedtes van het lettertype, zodat de regels en de uitlijning op hun plek blijven. Kies je voor maskeren, dan houdt de vervangende tekst de vorm van het origineel. Pagina's die opnieuw als afbeelding zijn opgebouwd zien er hetzelfde uit, maar de tekst daar is daarna niet meer selecteerbaar.

Is de redactie echt definitief, of staat er alleen een zwart blok overheen?

De tekst wordt uit het bestand verwijderd, niet bedekt. Bij het exporteren haalt de tool de tekens die binnen een markering vallen uit de tekst van de pagina en zet er daarna een ondoorzichtig blok neer op de plek waar ze stonden. Een gewone zwarte rechthoek bovenop de tekst is iets anders: de letters blijven dan in het bestand staan en zijn met kopiëren of met een andere lezer zo weer zichtbaar.

Vervangt deze tool de beoordeling door een jurist of privacy-officer?

Nee. De tool helpt je zorgvuldig redigeren en laat zien wat hij herkent, maar de vraag wat er in een specifiek dossier wel en niet openbaar mag worden, blijft een beoordeling van jou en je organisatie. Wat de tool vindt is een voorstel, geen besluit: je vinkt zelf af wat weg moet.

Open de Juridisch-modus — Voor juridische dossiers: persoonsnamen, bedrijfs- en instellingsnamen, zaak- en dossiernummers, adressen en IBAN. Waarden worden vervangen door volgcodes (P1, ZAAK1), zodat het stuk leesbaar blijft.

Open de tool

Je bestand blijft op je eigen apparaat. Er wordt niets verstuurd en niets opgeslagen.