PDF anonimiseren voor Woo-verzoeken

Een Woo-verzoek afhandelen betekent meestal één document doorwerken waarin sommige gegevens wel openbaar mogen worden en andere niet. De Woo-modus zet daarvoor de categorieën klaar die in de praktijk in een besluit of bijlage opduiken, met lakken als standaardregel.

Wat de Woo-modus voor je instelt

De modus zet alle categorieën aan die de tool kent, behalve de verwijzing naar de Woo-grond zelf. Die staat bewust uit: een gepubliceerd besluit moet zijn grond vermelden, en een grond die automatisch wordt weggelakt levert een besluit op waarin de motivering ontbreekt. Je kunt de grond per categorie alsnog aanzetten of er een andere behandelwijze voor kiezen.

Standaard staat de regel op lakken: de getroffen tekst verdwijnt en er komt een ondoorzichtig blok voor in de plaats. Voor de categorieën waarin je een grond wilt vermelden, kies je in stap 3 per categorie voor het vermelden van de Woo-grond. De tool kent de drie gronden die in de praktijk het meest voorkomen: bedrijfs- en fabricagegegevens, bijzondere persoonsgegevens, en de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

De Woo-modus is één van de 4 profielen. Je kunt hem ook direct openen: Open de Woo-modus. Handig om in een werkinstructie te zetten, zodat iedereen met dezelfde instellingen begint.

Geen upload, geen tussenstap

Je opent het document in de browser en de verwerking gebeurt op je eigen apparaat. Er is geen server die het bestand ontvangt, en er is ook geen tijdelijke opslag die na het sluiten blijft staan. Dat is geen belofte maar een eigenschap van hoe de tool gebouwd is: de beveiligingsregel van deze site staat geen verbindingen naar andere servers toe. De enige uitzondering daarop is het contactformulier, en dat gebruik je alleen als je zelf een bericht stuurt.

Dat maakt het verschil met een online dienst waarbij je eerst een bestand uploadt. Bij een Woo-dossier is dat bestand juist het document dat je nog moet beoordelen, en het bevat precies de gegevens die nog niet openbaar zijn. Hoe controleer je dit zelf? De vragen over privacy en verzending leggen uit waar je in je browser kunt nakijken welk netwerkverkeer er wél is: dat zijn alleen de bestanden van deze site zelf.

Redactie die je kunt verantwoorden

Een zwarte rechthoek over een regel tekst is geen redactie. De letters staan dan nog in het bestand en zijn met kopiëren of een andere lezer zo weer zichtbaar. Daarom verwijdert deze tool de getroffen tekens uit het bestand en zet er daarna een blok overheen. Bij het exporteren worden ook alle gegevens over het bestand zelf, het interne bestandsnummer en verborgen lagen verwijderd; daar is geen aparte instelling voor nodig.

Wat de tool níet doet, is jouw beoordeling overnemen. Hij laat zien wat hij herkent en hoe zeker hij daarover is, en jij vinkt af wat weg moet. Voor een Woo-besluit blijft de afweging welke gegevens onder welke grond vallen bij jou en je organisatie.

Hoe je te werk gaat

Sleep het document in het venster. De analyse start vanzelf.
Controleer per categorie wat er gevonden is. Kies bij de categorieën waarvoor je een grond wilt vermelden de bijbehorende behandelwijze.
Vink af wat geen probleem is en laat staan wat weg moet.
Exporteer en download. Het resultaat is een nieuw bestand; het origineel blijft ongewijzigd.

Staat er op een pagina een foto of een ingewikkelde grafiek, dan bouwt de tool die pagina opnieuw op als afbeelding, met de blokken er al in. Je krijgt daar vooraf een melding over, en het exportrapport vermeldt welke pagina's dat betreft. Bij een bijlage met een kaart of een scan is dat meestal de veiligste uitkomst.

Veelgestelde vragen

Is de redactie echt definitief, of staat er alleen een zwart blok overheen?

De tekst wordt uit het bestand verwijderd, niet bedekt. Bij het exporteren haalt de tool de tekens die binnen een markering vallen uit de tekst van de pagina en zet er daarna een ondoorzichtig blok neer op de plek waar ze stonden. Een gewone zwarte rechthoek bovenop de tekst is iets anders: de letters blijven dan in het bestand staan en zijn met kopiëren of met een andere lezer zo weer zichtbaar.

Wordt metadata uit het bestand verwijderd?

Ja, bij elke export, zonder dat je daar iets voor hoeft in te stellen. Verwijderd worden alle gegevens die het bestand over zichzelf bijhoudt: de maker, de titel, het onderwerp, de trefwoorden, de datums, de XMP-verpakking, verborgen lagen, het interne bestandsnummer en de opbouw voor voorleesprogramma's. Wat overblijft is een vaste producentnaam die het PDF-programma zelf schrijft; daar staat geen documentinhoud in.

Vervangt deze tool de beoordeling door een jurist of privacy-officer?

Nee. De tool helpt je zorgvuldig redigeren en laat zien wat hij herkent, maar de vraag wat er in een specifiek dossier wel en niet openbaar mag worden, blijft een beoordeling van jou en je organisatie. Wat de tool vindt is een voorstel, geen besluit: je vinkt zelf af wat weg moet.

Open de Woo-modus — Alle categorieën behalve de Woo-grond-verwijzingen, standaard als zwart blok (lakken), met de mogelijkheid om per categorie een Woo-grond te vermelden.

Open de tool

Je bestand blijft op je eigen apparaat. Er wordt niets verstuurd en niets opgeslagen.